Titkárság vezető
E-mail
Telefon
Feladatok
Tevékenységét a titkárságvezető koordinálja a kabinetvezető felügyelete mellett. A csoport feladatait titkársági ügyintézők látják el.
- Érkezteti és iktatja a polgármester és alpolgármesterek részére érkező postai küldeményeket, beadványokat, előkészíti a kimenő postát, ügykezelési, ügyviteli feladatokat lát el,
- elvégzi a napi postabontást, gondoskodik arról, hogy a tisztségviselők által történő szignálás után a beérkezett ügyiratok haladéktalanul elkerüljenek az egyes szervezeti egységekhez,
- naprakészen nyilvántartja a polgármester és az alpolgármesterek által a főosztályok részére ügyintézés céljából átadott iratokat, figyelemmel kíséri és összegyűjti a határidőre elkészítendő jelentéseket, illetve a végrehajtásról szóló tájékoztatókat,
- részt vesz az ügyfelek eligazításában, tájékoztatásában, valamint a tisztségviselők fogadóóráinak előkészítésében és lebonyolításában,
- nyilvántartja a bizottsági és képviselő-testületi ülések tervezett időpontját, a különböző rendezvényeket és az azokkal összefüggő teremigényeket,
- gondoskodik a termek tárgyalásra, rendezvényre történő előkészítéséről,
- emlékeztetőt készít a lakossági tájékoztatókról, a kabinetértekezletekről, valamint a tisztségviselők tárgyalásairól, megbeszéléseiről,
- naprakészen vezeti a munkaidő nyilvántartást, kimutatást készít a dolgozók szabadságáról,
- nyomon követi és vezeti az eszközleltárt,
- elvégzi a szükséges kisértékű beszerzéseket.