Polgármesteri Titkárság

Feladatok

Tevékenységét a titkárságvezető koordinálja a kabinetvezető felügyelete mellett. A csoport feladatait titkársági ügyintézők látják el.

• érkezteti és iktatja a polgármester és alpolgármesterek részére érkező postai küldeményeket, beadványokat, előkészíti a kimenő postát, ügykezelési, ügyviteli feladatokat lát el
• elvégzi a napi postabontást, gondoskodik arról, hogy a tisztségviselők által történő szignálás után a beérkezett ügyiratok haladéktalanul elkerüljenek az egyes szervezeti egységekhez
• naprakészen nyilvántartja a polgármester és az alpolgármesterek által a főosztályok részére ügyintézés céljából átadott iratokat, figyelemmel kíséri és összegyűjti a határidőre elkészítendő jelentéseket, illetve a végrehajtásról szóló tájékoztatókat
• részt vesz az ügyfelek eligazításában, tájékoztatásában, valamint a tisztségviselők fogadóóráinak előkészítésében és lebonyolításában
• nyilvántartja a bizottsági és képviselő-testületi ülések tervezett időpontját, a különböző rendezvényeket és az azokkal összefüggő teremigényeket
• gondoskodik a termek tárgyalásra, rendezvényre történő előkészítéséről
• emlékeztetőt készít a lakossági tájékoztatókról, a kabinetértekezletekről, valamint a tisztségviselők tárgyalásairól, megbeszéléseiről
• naprakészen vezeti a munkaidő nyilvántartást, kimutatást készít a dolgozók szabadságáról
• nyomon követi és vezeti az eszközleltárt
• elvégzi a szükséges kisértékű beszerzéseke